Faida za Mifumo

Faida za Mifumo
January 10, 2018 Gary Shotton

Faida za mifumo

Faida za Mifumo

Na Gary Shotton 

Ninayo furaha ya kuwa nawe tena. Nipo hapa katika kiwanda changu. Ninayofuraha kukuarika wewe katika maisha yangu kidogo.Leo nitazungumzia kuhusu faida katika biashara, kama hii huja unapokuwa na mifumo. Mfano mifumo ya uundaji na udumishaji wa kiuzalishaji.

Nitaanza na somo fupi la Biblia– wengi wenu mtakubaliana nami- na kwa nguvu zote naamini kwamba Mungu aliumba mbingu na nchi. Biblia inasema katika sura ya kwanza kwamba alifanya hivyo kwa siku 6. Ni mshangao! Sijui kama alitumia siku sita kama sita au 6 kama siku za miaka elfu sita.Mimi sijui- sijali pia. Ninachofahamu ni kwamba siwezi kuunda kitu chochote katika muda wowote- Mungu aliumba vitu vyote.Ninafikiri huo ulikuwa mwujiza, lakini huo haukuwa mwujiza kwamba aliumba dunia kwa siku 6. Mwujiza kwangu ni kwamba alipumzika siku ya 7. Kwa ukweli hiyo inasikika kama tu mtu  anataka kupumzika. Hiyo ni sawa, lakini… Mungu hakuumba au kubadili hata kitu kimoja tangu uumbwaji wa ulimwengu. Kwanini? Au kwa jinsi gani?

Mungu aliumba mifumo. Tunafahamu yeye aliumba mfumo wa uzazi, kwa sababu biblia inasema Mungu alimwumba mwanadamu kwa mfano wake-na wanyama kwa mfano wake. Hakika huo ni mfumo wa uzazi. Lakini Mungu pia aliumba mfumo wa upumuaji-ambapo tunapumua. Yeye aliumba mifumo ya damu ambayo damu inatiririka. Aliumba mfumo wa kusikia. Aliumba mfumo wa fahamu. Aliumba mbingu na nchi vikiwa na mfumo wa jua, mfumo wa mwezi-zinaungana na mawimbi na kupwa kwa maji- na kunakuwa na mifumo ya kupwa. Tuna mimea ambayo inavuta hewa ya Kabonidayokusaidi na inatoa hewa ya oxijeni. Watu wanavuta hewa ya oxijeni na kutoa hewa ya kabonidayokusaidi.Kwa hiyo tunapata mfumo wa jua, kutegemeana kwa viumbe- kila kitu Mungu alichokiumba kilikuwa katika mifumo. Kiukweli hatujafanya chochote tangu wakati huo. Hiyo inaniambia kwamba Mungu aliumba mifumo.

Kwa nini basi nisiiangalie biashara yangu kama mfumo.Naamini Mungu anataka tufanye kazi katika mfumo na hiyo ndiyo njia ya msingi ambayo utaweza kupata faida. Unaona, faida huja kwa kuunda na kusimamia mifumo. Na wazo linaloniwezesha kupandisha bei.Kwa mfano tuseme kwamba tunabiashara ya kuuza pizza na bei ya pizza ni ipo kati ya $10-$12. Siwezi kupandisha bei hivi hivi bila mfumo, maalumu kufikia $15 ili nipate faida. Labda nitajaribu kuunda njia fulani ili kupunguza matumizi yangu, na ninaweza kupunguza matumizi yangu kwa kuunda mifumo.

Ufanisi Zaidi, ufanisi Zaidi… hapa katika hii biashara yangu, nitaelezea baadaye vitu tunavyofanya ili kuwa na ufanisi Zaidi. Acha tuzungumzie maisha yangu  ya nyuma. Nilikuwa najiweza na nimebarikiwa kwa miaka 12 kuwa na biashara inayojishughulisha na kukodisha malori. Unahama kwenda mfano Chicago, unakuja kwangu na unakodisha lori. Nilikuwa naangalia jinsi gani mifumo ya kampuni za kuhamisha watu zilikuwa zikifanya kazi na kubadili mifumo yao na kuboresha mifumo yao. Walikuwa na malori kama maelfu kila sehemu ya Marekani na walipaswa kuwa na njia ya jinsi ya kuyafuatilia.

Mimi pia nilikuwa dalali, au wakala, kwa kampuni kubwa ya magari. Nilikuwa na malori 7 ambayo yalikuwa yakisafiri sehemu zote za Marekani zikikokota samani. Tukihamisha samani za familia toka sehemu moja hadi nyingine mfano Dallas- familia nyingine inaweza kuhamia sehemu nyingine mfano Fort Worth. Hii ilikuwa ni hatua kubwa baadhi ya mawakala 700 wakiwa na malori 7000, yakibeba na kushusha kila siku kila aina ya vitu ambavyo vilijitokeza. Walipaswa kuunda na kuboresha na kufanyia kazi mifumo. Kwa hiyo nilipata dawa ya mfumo kabla ya kununua hiki kiwanda.

Sasa niliponunua kiwanda, hiki kilikuwa kinaendana nami kwa sababu nipo makini sana katika mifumo. Sisi hapa tuna mifumo ya mashine, tunayo mifumo ya kuajiri. Tunayo mifumo ya mafunzo. Tunayo mifumo ya kuwaelekeza kazi wafanyakazi wapya. Tunayo mifumo ya ubora. Tunayomifumo ya uzalishaji.

Tumekagua kiwanda na kuunda mfumo ili kuokoa muda na fedha.

Mashine zangu nyingi zina thamani ya $2 kwa kila dakika inapofanya kazi.Hiyo ina maana mashine huleta $120 kwa saa. Hivyo siwezi kumudu kupoteza dakika 10 kila siku kwa sababu hiyo ni pesa ambayo inapotea. Hebu fanya hesabu, dakika 20 kwa siku, kwa kila siku unapoteza faida ya dola 1000 katika hii kampuni. Hivyo mimi nataka ufanisi. Kiwanda chetu kinastawi kwa ufanisi. Sisi siyo wakamilifu- usinielewe vibaya. Kwa sasa tunafanyia kazi mfumo wa ratiba ya kazi. Tunalenga kufikia asilimia 100 kwa utoaji wa huduma kwa muda kwa kila oda inayotoka katika huu mlango na ambayo inatoka mlangoni kwetu.Je, tutafika? Labda hapana, lakini hilo ndilo lengo letu.

Sasa mimi ni mwuzaji pekee. Kiuhalisia siuzi. Mimi ni mtu wa mahusiano. Unaweza kubashiri… Wakati kampuni yetu inatoa bei nzuri, ubora wa juu, na utoaji wa huduma kwa wakati, inafanya kazi yangu ya mauzo kuwa rahisi. Kwa sababu kwa wanunuzi kununua kutoka kwetu hilo ni jambo kubwa sana. Je, utatupatia hicho kitu  kwa muda muafaka? Kwa hiyo tunafanya kazi katika mfumo wa utoaji huduma kwa wakati… au kwa maana nyingine ni kuwa na mfumo wa ratiba. Kwa hiyo tunajua kama kifaa kitachelewa, na kama kitachelewa, je lini tutawajulisha wateja wetu, tunaweza kusogeza tarehe mbele na mambo kama hayo.

Sasa, katika umiliki wa kampuni hii tunao wafanyakazi 65. Ni rahisi kuingia katika mtego pale ambapo kuna kitu hakijakwenda sawa. Ni rahisi kuanza kuwalaumu watu. Mfano, Joe, Kwanini hukufanya hivi? Bill, kwanini hukufanya hivi? Frank, unajua… fanya kwa nguvu, fanya kazi kwa bidii, fanya kazi haraka. Hilo siyo jibu. Hatufai kuwalaumu watu. Hatupaswi hata kuwakosoa watu.Tunaangalia kwanza ili kuona kama mfumo wetu uko sawa. Je, tumetoa mafunzo ya kutosha kwa mtu huyu. Je, mtu huyu anao mfumo wa kuweka kifaa kwa njia ya uhakika. Je, tunazo komputa za kutosha kwa ajili ya kufanya kazi.Tunapaswa kuanza na watu ambao tunafikiria na tunataka wawe hapa kwenye kampuni yetu, na kama hawataki kushiriki katika kuboresha mifumo yetu kwa muda fulani, labda wanapaswa kutafuta kazi kampuni nyingine, kwa sababu hawaendani nasi.

Kwa hiyo moja ya mifumo ni kuwaachisha kazi- mfumo wa kuwaachisha watu kazi. Je,unamwachishaje mtu kazi? Kuna mfumo wa kufanya hivyo. Kwa hiyo mifumo hufanya kazi kwa pamoja kama vile katika miili yetu  au katika dunia. Inafanya kazi kwa pamoja. Na kama kuna mfumo usio fanya kazi kwa uwelewano na mwingine, kuna mfumo mmoja wa kawaida. Tunanunua malighafi-kama kununua malighafi kunahitaji kuwa na mfumo wake wa kumbukumbu na bei na kila kitu, tuna komputa. Komputa ni za msingi sana kwetu.

Tunakuwa na mfumo wa nakala za ziada,kwa hiyo tunajua hakuna chochote kitapotea, na kama kitapotea tunaweza kwa urahisi kukipata. Tunafanyia kazi mfumo wa urejeshi wa majanga kwa mfano kimbunga kinapokuja au moto unapotea. Tunathibitisha kile ambacho tutakifanya wakati wa urejeshi na kurudi katika biashara ili wateja wetu wasikose bidhaa zao.

Kila kitu ni mfumo, lakini watu ndiyo msingi. Watu ambao watashiriki na kuboresha mfumo wako. Usimwajiri tu mtaalamu kujenga mfumo wako. Wafundishe watu wako wawe watu wa kujenga mifumo. Kwanini?  Mtu kutoka nje anapoijenga hiyo mifumo kwa ajili yako-unaweza kubashiri… hakuna atakayeifuata kwa njia yeyote. Itakuwa kitabu kilichowekwa sehemu kwenye kabati ya vitabu vikipata vumbi.Kama ukiwashirikisha watu katika kuanzisha mifumo, utakuwa na fursa nzuri ya kuboresha ufanisi wako. Wakati unapoboresha ufanisi wako, unaboresha uzalishaji, na faida itaongezeka.

Gary Shotton on EmailGary Shotton on FacebookGary Shotton on LinkedinGary Shotton on Twitter
Gary Shotton
Founder | IBBTalks.com
The founder of IBBTalks.com which was formed to "Inspire Better Business."
As an astute businessman, he is passionate about helping others in the business world achieve maximum profits. He has a keen interest in international business. www.InspiringBetterBusiness.com
The founder of IBBTalks.com which was formed to "Inspire Better Business." As an astute businessman, he is passionate about helping others in the business world achieve maximum profits. He has a keen interest in international business. www.InspiringBetterBusiness.com

2 Comments

  1. Octavian 3 years ago

    Thank you very much, Gary, for this teaching. I rewatched the video this morning and then this evening I had a class and my Professor was talking about system theory on my capstone class and how it works. It was a review to me because it was just like what you have shared on this. These videos are very significant for those who aspire to make their businesses great. Thank you for taking the time to share your thoughts.

    • Author
      Gary Shotton 3 years ago

      Yes, this is one of those universal truths that need to be shared and I don’t know that I hear very many people talking about this fact.

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

Share This

Share This

Share this post with your friends!